A rotina moderna é uma grande corrida contra o relógio no intuito de equilibrar o trabalho, a vida pessoal e os mais variados compromissos. Sendo assim, organizar suas tarefas diárias até parece uma missão impossível, afinal, há muito a ser feito. A boa notícia é que há várias maneiras de transformar o caos em ordem e tornar sua rotina mais eficiente e produtiva.
Uma delas é aproveitar o potencial do seu celular , que pode ser um grande aliado na organização das tarefas diárias. Você pode usar aplicativos de checklist, definir lembretes e gerenciar seu calendário de forma prática. Isso ajuda a manter o controle sobre suas atividades e liberar tempo e energia para o que realmente importa.
Confira estratégias práticas que vão te ajudar a gerenciar suas tarefas com mais facilidade, liberando tempo e energia para o que realmente importa.
O primeiro passo para se organizar é fazer uma lista. Assim, você sabe tudo o que precisa ser entregue naquele dia. Essa lista pode ser física ou virtual, o que ficar mais prático para você.
No celular, existem aplicativos que funcionam como uma check list, mas uma planilha ou um documento de texto já ajudam bastante. Quem gostar do papel pode optar pela clássica agenda, anotando, inclusive, os horários de cada atividade.
O método Pomodoro é ótimo para ter mais foco nas tarefas e garantir que tudo vai ser concluído naquele dia. Se você se distrai com facilidade ou tem bloqueios criativos ao sentir que a tarefa não está fluindo, a técnica pode te ajudar muito.
Consiste em trabalhar focado durante 25 minutos e, passado esse tempo, tirar 5 minutos de pausa. É a maneira perfeita para você não perder muito tempo vendo suas redes sociais e garantir que as entregas do dia sejam cumpridas. Depois de quatro ciclos de 25 minutos, você ainda tem um bônus, podendo tirar uma pausa mais longa.
O planejamento semanal te ajuda a entender o que precisa ser cumprido naquela semana. Vale, inclusive, separar as tarefas em urgentes e importantes, urgentes e não importantes, não urgentes e importantes e não urgentes e não importantes. Assim, você sabe o que merece prioridade de acordo com a Matriz de Eisenhower.
Tarefas urgentes e importantes necessitam ser resolvidas já no começo da semana, ou seja, precisam estar na agenda de segunda ou terça-feira. Agora, aquelas não urgentes e não importantes podem ficar para sexta e até analisar se não podem entrar no planejamento da próxima semana.
Divida tarefas grandes em etapas menores
Tarefas grandes dão mais trabalho quando pensadas individualmente, como se fossem únicas. Por isso, você pode dividi-las em várias etapas e até considerar a possibilidade de delegar as tarefas menores para outra pessoa.
A ideia é bastante simples, imagine que você precisa entregar um projeto até sexta-feira. Na segunda, pode focar na pesquisa e organização de informações, na terça, no desenvolvimento do conteúdo, na quarta, na opinião de outra pessoa sobre o que fez, na quinta, na revisão e, na sexta, no fechamento e na entrega do arquivo.
Use aplicativos de organização
Aplicativos como Trello e Google Calendário são grandes aliados da organização, sem contar que são facilmente instalados no seu celular. O primeiro é ótimo para definir tarefas a serem feitas, em andamento e concluídas, já o segundo te lembra de reuniões e eventos importantes.
Quem prefere manter tudo no computador também encontra boas opções. O Trello roda bem no Windows e nos navegadores e existem outras opções igualmente eficientes para anotar suas tarefas. Já os lembretes de eventos podem ficar no próprio e-mail.
Delegue tarefas quando possível
Assumir tudo sozinho pode ser uma das causas de sua rotina ser uma loucura e você ter dificuldades em se organizar. Analise se é possível delegar algumas tarefas, pedir ajuda não é errado e garante que tudo seja cumprido com boa qualidade.
Projetos muito grandes, por exemplo, podem ser divididos em etapas menores e algumas delas repassadas para outra pessoa que entenda do assunto tanto quanto você.
