Rotina do advogado: como fazer uma boa gestão do tempo?

Profissionais liberais necessitam de muitas habilidades que vão além do conhecimento técnico para ter sucesso na carreira. Uma delas é a gestão do tempo.

No caso do advogado, o fato da sua dinâmica de trabalho ser mais livre, significa que é sua a responsabilidade de estabelecer as bases de uma rotina e utilizar seu tempo da melhor maneira possível. E em uma área de trabalho na qual os prazos são tão rigorosos, esse é um dos principais recursos.

Fazer a gestão eficiente do tempo nem sempre é uma tarefa fácil, mas a adoção de alguns hábitos simples podem ajudar. Abaixo, seguem seis recomendações para estabelecer uma rotina produtiva e eficiente na advocacia:

1. Dedique um horário fixo às atividades menos produtivas
Colocar o e-mail em dia, emitir notas fiscais, atualizar a agenda para a semana. Tudo isso é necessário. Porém, não é difícil enterrar-se nessas atividades, deixando que elas durem mais que deveriam. 

Então, a dica é dedicar um horário fixo para essas tarefas e segui-lo à risca. O objetivo é não deixar que elas se prolonguem e se transformem em uma desculpa para procrastinar o que é prioridade.

2. Organize uma agenda ou uma lista de tarefas diária
Na gestão do tempo, duas ferramentas são essenciais: a agenda ou a lista de tarefas. A opção entre uma ou outra é pessoal, pois cada uma tem seus benefícios.

A agenda permite atribuir um horário para cada tarefa planejada; assim, é mais fácil identificar quais e quantas tarefas realmente vão caber no dia e escolher aquelas que devem ser priorizadas.

Com a lista, é mais fácil agrupar tarefas dentro dos projetos, o que favorece o controle de progresso. Para quem não é adepto do papel e caneta, existem ótimas opções digitais como o Google Calendar . O recurso permite adicionar e acompanhar compromissos, compartilhar eventos com outras pessoas e receber alertas via celular. 

Para aqueles que ainda não incorporaram o uso de tecnologia em seus registros, vale lembrar que armazenar informações na nuvem é prático e muito mais seguro. Registrar dados em papel implica em correr o risco de avaria, perda e extravio, além do inconveniente de ter que levar a agenda ou caderno sempre consigo.

3. Escolha os melhores horários para cada atividade
Quem deseja fazer uma boa gestão do tempo e construir uma rotina produtiva deve levar em consideração que certos horários são melhores  que outros para cada atividade, como por exemplo:

• Para redigir uma peça processual complexa que exige sua total atenção, é melhor aproveitar os horários logo no começo do dia, quando se está descansado e é menos provável que ocorram distrações;
• Para marcar reuniões com clientes, é melhor reservar os horários mais próximos do meio-dia, quando a maioria das pessoas está disponível.
• Para as atividades menos produtivas (citadas no primeiro item), é melhor reservar os horários finais do dia, pois elas não exigem muita concentração ou disposição.

Essa não é uma regra fixa, mas, de maneira geral, são bons parâmetros para seguir na distribuição das atividades.

4.  Facilite seu próprio trabalho
Parte da gestão do tempo consiste em encontrar maneiras de evitar o desperdício de preciosos minutos. Basicamente, são medidas que facilitam o trabalho, promovendo maior eficiência e produtividade no dia a dia.

Um bom exemplo é a organização de arquivos no computador. Ter o cuidado de nomear corretamente os arquivos vai tornar muito mais fácil encontrá-los na hora em que forem necessários. O mesmo vale para a organização de documentos impressos e do escritório em geral.

5. Invista em tecnologia mobile e aplicativos
O advogado pode ficar ocioso em vários momentos do seu dia: no carro ou no avião, no fórum, em um evento. No entanto, se você tiver à disposição um aparelho mobile e os aplicativos certos, esses momentos ociosos podem se transformar em uma chance de aproveitar melhor o tempo e ser mais produtivo.

Eis uma curta lista de aplicativos que um advogado precisa ter em seu smartphone ou tablet:

• Skype ou Appear.in, para reuniões remotas com clientes e outros advogados;
• ScannerPro, para digitalizar documentos;
• DocuSign, para assinar digitalmente documentos;

6. Adote um bom software para advogados
Outra medida essencial para melhorar a produtividade é automatizar tarefas utilizando um software jurídico como o Astrea. Com esse suporte,  é possível fazer uma gestão mais eficaz dos processos, otimizando a produtividade.

Seguem alguns exemplos de como um software para advogados torna a rotina jurídica mais ágil e organizada: 

• A ferramenta permite cadastrar processos e atualizar seu status automaticamente, pois integra-se aos sistemas dos tribunais. Assim, não se perde tempo inserindo informações manualmente no sistema.
• O próprio software calcula os prazos para providências em cada processo e cria notificações.
• É possível delegar tarefas dentro do sistema, fazendo com que cada colaborador do escritório saiba o que precisa fazer e os prazos que deve cumprir.
•  A ferramenta centraliza todas as informações sobre os processos do escritório. Não é necessário lidar com várias ferramentas ou procurar dados específicos em diferentes locais. Por meio do recurso de busca, encontra-se qualquer informação com apenas alguns cliques.
• O software para advogados permite criar modelos de peças processuais. Dessa forma, quando o profissional necessitar elaborar uma peça, o trabalho é bem mais ágil, porque ele não começa do zero.

Antes de adotar uma solução, informe-se sobre todos os recursos que ela oferece e, se possível, faça um teste ou assista uma demonstração. É a maneira mais segura de escolher a opção que trará mais benefícios para a rotina do escritório.

Desenvolver uma boa gestão do tempo e uma rotina produtiva e eficiente é possível. Tudo que o advogado precisa fazer é adotar estratégias inteligentes e ferramentas úteis para ajudá-lo nessa missão.